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¿Por qué automatizar los procesos en tu organización?




Automatizar procesos que hasta ese momento se han realizado de forma manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficaces a la hora de realizar nuestro trabajo diario.

Hoy en día el mercado es muy competitivo, son cada vez muchas más organizaciones las que optan por automatizar procesos, con el fin de ser mucho más rentables y eficaces. La automatización de las gestiones administrativas se trata de la automatización de sistemas con el fin de hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes, además del funcionamiento de la organización.

En general, todas las actividades que lleva a cabo una persona dentro de la empresa tiene el objetivo de soportar un proceso, que puede estar o no formalizado, pero siempre nos indicará como se encuentra la información dentro de la organización.

Cuando los procesos se encuentran definidos y se tiene claro qué personas, de que áreas y las tareas que realizan dentro del proceso, se conoce mejor la información que introduce, como se transforma y como se entrega al finalizar.

En ese momento la empresa puede empezar a plantearse las necesidades o los beneficios que supone automatizar. La automatización procesos, persigue el objetivo de reducir costes utilizando la integración de aplicaciones que sustituyen procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse a la hora de trabajar de forma manual.

¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?

·        Minimizar costes: se mejora la carga de trabajo del equipo, disminuyendo los recursos.

·        Se minimiza el número de errores: es necesario evitar errores humanos o de comunicación.

·        Aumentar de forma significativa la velocidad de la ejecución: es necesario reducir el tiempo

·        Posibilidad de conseguir informes: de manera rápida en el momento.

·        Realizar seguimiento: permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento.

·        Control de resultados en tiempo real: es necesario que se encuentre actualizado.

·        Eliminar de la acumulación de papel: minimizar costes tanto en lo material como de impresión.

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?

·        Conocer el proceso completo.

·        Es necesario medir los tiempos que nos encontramos utilizando en cada tarea.

·        Analizar todos los aspectos del proceso podemos eliminar o simplificar.

·        Apoyarnos en un software o diferentes aplicaciones que nos faciliten el trabajo.

·        Integrar diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.

La automatización de procesos cada vez es más común en el mercado, principalmente debido a su contribución comprobada para la reducción de los gastos de producción y la eficiencia.

La automatización procesos permite que las empresas diseñen, ejecutar, observar, supervisar y mejorar de forma continua los procesos de negocio, lo que hace que sea una de las más poderosas ventajas competitivas de una organización.

 

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